Các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động để quảng bá, truyền tải thông điệp của ban tổ chức, doanh nghiệp hay thương hiệu đến với người tham dự. Mọi lĩnh vực liên quan đến nghề nghiệp hay giải trí đều có thể tổ chức sự kiện theo nhiều hình thức khác nhau. 

Đặc biệt, tùy theo từng quy mô, hình thức cũng như tính chất khác nhau, ban tổ chức sẽ xem xét và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Địa điểm cần phải đảm bảo được nhiều yếu tố đáp ứng được nhu cầu cũng như tuân theo kế hoạch đã đề ra. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng CTM Palace tìm hiểu các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. 

Dựa vào đối tượng tham dự sự kiện

Ở mỗi sự kiện, đối tượng tham dự luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Chính bởi vậy, khi lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện theo kế hoạch, bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tượng tham dự để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Một địa điểm có vị trí thuận tiện và có thể thu hút được nhiều đối tượng mục tiêu nên là lựa chọn hàng đầu.

Không gian rộng rãi, thuận tiện

Khi quyết định lựa chọn một địa điểm, chắc chắn không gian phải đảm bảo được yếu tố về diện tích rộng rãi, thuận tiện cũng như không đem đến cảm giác bí bức, khó chịu cho người tham dự. Bạn cần dự toán số lượng khách mời và số lượng người tham dự để đảm bảo không để thừa quá nhiều hay quá thiếu không gian sử dụng. 

Với sự kiện quy mô lớn, bạn nên lựa chọn những trung tâm sự kiện, khách sạn có sảnh lớn hay không gian ngoài trời để đảm bảo đủ không gian rộng rãi. Còn với sự kiện quy mô nhỏ, bạn có thể lựa chọn tổ chức trong văn phòng hay quán cafe nhỏ. 

Hỗ trợ dịch vụ kèm theo

Tổ chức sự kiện có rất nhiều hình thức khác nhau, do đó tùy theo từng hình thức và chương trình cụ thể trong sự kiện mà bạn phải lựa chọn sử dụng các dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Đặc biệt, trong mọi sự kiện thì âm thanh, ánh sáng cũng như sân khấu và MC được coi là yếu tố quan trọng không thể thiếu. 

Vì vậy, trong quá trình tìm hiểu các địa điểm tổ chức sự kiện, ngoài việc khảo sát về không gian, quy mô, bạn cũng cần phải chú ý đến trang thiết bị, máy móc cùng các dịch vụ mà địa điểm đó sẽ cung cấp. Một địa điểm cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ hỗ trợ cho thuê mặt bằng đơn thuần. 

Mức giá hợp lý

Mức giá cũng là một lưu ý cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Tùy theo từng nhu cầu cũng như quy mô khác nhau mà mức giá thuê địa điểm của từng sự kiện sẽ không giống nhau. Đặc biệt, trước khi quyết định bạn nên tham khảo mức giá, dịch vụ ở nhiều bên khác nhau để lựa chọn được nơi phù hợp nhất, đáp ứng được nhiều tiêu chuẩn và nhu cầu của mình hơn. 

Mức độ an toàn của địa điểm

Đặc biệt, với nhiều sự kiện, yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm đó là mức độ an toàn. Mức độ an toàn có thể được đánh giá theo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy hoặc lối thoát hiểm, các trường hợp rủi ro nếu có. Hơn nữa, với nhiều sự kiện có tầm cỡ cao thì phải đảm bảo kiểm soát được an ninh và độ bảo mật tốt cho người tham dự. 

Khu vực đỗ xe

Dù không có ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình sự kiện, tuy nhiên khu vực đỗ xe tại địa điểm tổ chức là một yếu tố bạn cần đặc biệt lưu ý. Với các địa điểm như trung tâm sự kiện, nhà hàng, khách sạn thường sẽ có không gian đỗ xe riêng. Còn các địa điểm ngoài trời hay trên đường phố hoặc các khu vực công cộng thường sẽ khó tìm được chỗ đỗ xe. Và điều này có thể gây bất tiện cho người tham dự sự kiện. 

Phía trên là những yếu tố cần chú ý khi khảo sát và lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm lựa chọn nơi tổ chức phù hợp. Đặc biệt, nếu bạn cần tư vấn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội, hãy liên hệ ngay với CTM Palace qua hotline 0243 7464 666 - 0936 496 466.

Xem ngay   >>>>>  Địa điểm tổ chức sự kiện có không gian rộng và sang trọng