Chú ý quan trọng khi tổ chức sự kiện year end party để tiết kiệm chi phí

Year end party hay còn gọi là tiệc tất niên là bữa tiệc rất quan trọng đối với doanh nghiệp dù là kinh doanh lĩnh vực gì đi nữa. Đây là sự kiện có sự tham dự của ban lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên công ty, thậm chí sẽ có cả đối tác cũng như khách hàng thân thiết của công ty. Chính vì vậy đây là bữa tiệc cần dành nhiều sự đầu tư về công sức cũng như chi phí. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện year end party vừa đảm bảo thành công mà lại tiết kiệm được chi phí. Để hiểu rõ vấn đề này thì hãy theo dõi bài viết sau đây nhé.

=======>Xem thêm: Tổng hợp những chi phí, mức giá tổ chức tiệc cưới Hà Nội

Lưu ý khi tổ chức sự kiện year end party cho tiết kiệm

Nắm chắc những lưu ý sau sẽ giúp bạn tổ chức được một bữa tiệc tất niên thành công và tiết kiệm

Một bữa tiệc tất niên cuối năm không thể qua loa và hời hợt, một sư kiện như thế sẽ làm ảnh hưởng đến vị thế và hình ảnh của công ty vì vậy bạn cần phải nắm rõ những lưu ý sau để bữa tiệc trở nên thật hấp dẫn cũng như tiết kiệm được cho phí một cách đáng kể.

Thực đơn cần sắp xếp khoa học và hợp lý

Ăn uống là phần không thể thiếu trong bất kì một bữa tiệc tất niên công ty nào. Một thực đơn ngon miệng và khoa học sẽ khiến những người tham dự có ấn tượng hơn về sự kiện.

Điều đầu tiên khi xây dựng thực đơn, bạn cần phải nắm rõ được số lượng khách mời trước để xác định số lượng thức ăn đồ uống cần chuẩn bị. Khi làm việc với bên cung cấp, bạn cũng cần phải nghiên cứu và bàn bạc cụ thể thực đơn sẽ gồm những món gì, sử dụng nguyên liệu và cách chế biến như thế nào. Những thông tin này cần phải trao đổi và bám sát, bạn không nên qua loa để nhà cung cấp quyết định hết. Kiểm soát thực đơn sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí cho ngân sách tổ chức một cách đáng kể đấy nhé.

Xây dựng đội ngũ nhân sự

Nhân lực để tổ chức sự kiện tất niên cần phải được sắp xếp cẩn thận, không nên để tình trạng quá thiếu người hoặc quá nhiều người. Quá ít thì một người sẽ phải gánh nhiều đầu việc và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc, quá nhiều thì dễ gây lãng phí nhân lực không đáng có. Nếu có thể, bạn có thể sắp xếp chính những nhân viên công ty cho đội ngũ tổ chức, đây là những người vừa am hiểu văn hóa công ty lại là nguồn nhân lực “miễn phí” thật là tiện lợi đúng không nào.

Quản lý và giám sát ngân sách

Bạn cần kiểm soát ngân sách nếu không chi phí sẽ bị đội lên rất nhiều

Dự toán ngân sách là điều cần phải làm, tuy nhiên chỉ mỗi dự toán thôi là chưa đủ mà bạn cần phải giám sát kĩ lưỡng các khoản chi. Khi bạn giám sát ngân sách một cách chính xác thì sẽ giúp việc chi tiêu được hợp lý, chi phí cũng không cách quá xa so với dự toán ban đầu. Tiếp theo, bạn cũng có thể quản lý các đầu việc một cách cẩn thận, công việc không bị trồng chéo thiếu sót hoặc thậm chí là tránh được tình trạng “rút lõi” ngân sách.

Theo sát tiến độ tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện year end party thì bạn phải nhớ rằng, thời điểm tổ chức thường rơi vào lúc cuối năm, đây là thời điểm bận rộn cũng như là lúc mọi người sắp có một kì nghĩ tết dài nên thời gian diễn ra tiệc phải hợp lý. Tốt nhất là lúc mọi người đã hoàn thành xong công việc, không ai bị công việc ảnh hưởng. Khi đã có thời điểm tổ chức thì bạn phải giám sát tiến độ một cách chính xác, không được delay cũng như kéo dài thời gian vì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, ảnh hưởng đến công ty. Ngoài ra bạn cũng cần phải theo dõi cả chất lượng công việc nữa, tổ chức nhanh mà chất lượng không đạt thì cũng không có nghĩa lý gì. Yếu tố thành công mới là thứ chúng ta cần đúng không nào.

Vậy là chúng ta đã cùng điểm qua những lưu ý quan trọng trước khi tổ chức sự kiện year end party. Đây là buổi tiệc rất quan trọng, đem lại lợi ích không nhỏ cho công ty của mình nên bạn nên đầu tư nhiều công sức và quan tâm cho bữa tiệc này. Chúc bạn có một buổi tiệc tất niên công ty thật thành công và hoành tráng.