Lưu ý cần nắm rõ khi các công ty tổ chức hội thảo tại Hà Nội

Việc tổ chức hội thảo hay hội nghị tại Hà Nội hiện nay vô cùng dễ dàng bởi đã có nhiều đơn vị hỗ trợ cho thuê địa điểm cũng như cung cấp các dịch vụ tổ chức trọn gói chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức được buổi hội thảo hoàn chỉnh như ý muốn, các công ty vẫn cần phải lưu ý kiểm soát các yếu tố quan trọng khi triển khai. Vì vậy, trong bài viết dưới đây, CTM Palace sẽ liệt kê một số lưu ý cần nắm rõ khi các công ty tổ chức hội thảo Hà Nội. 

Lên kế hoạch chi tiết chương trình

Lưu ý đầu tiên khi các công ty tổ chức hội thảo Hà Nội cần phải quan tâm đó là lên kế hoạch chi tiết chương trình. Bản kế hoạch phải xác định được chủ đề, quy mô cũng như các hoạt động cần phải triển khai chi tiết để ban tổ chức cũng như các nhân sự tham gia nắm được nhiệm vụ cụ thể. Đồng thời, kế hoạch chương trình cũng phải thống nhất concept xuyên suốt cả buổi hội thảo để đảm bảo thu hút và gây ấn tượng cho khách mời tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp

Địa điểm tổ chức luôn là yếu tố quan trọng quyết định một phần sự thành công của buổi hội thảo. Chính vì vậy, khi lựa chọn địa điểm, các công ty sẽ cần tìm hiểu chi tiết và cụ thể về Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, dựa theo kế hoạch chi tiết đã được trình bày, bạn nên tìm hiểu cụ thể về các yếu tố không gian, diện tích, tiện ích, chi phí của địa điểm để có sự chuẩn bị thiết bị, kinh phí phù hợp. 

Thông thường, với những buổi hội thảo quy mô nhỏ, bạn có thể lựa chọn tổ chức tại các không gian như quán cafe hay các không gian văn phòng diện tích nhỏ để tạo sự ấm cúng, gần gũi. Còn với những buổi hội thảo quy mô lớn, bạn nên tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm sự kiện để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Lưu ý về thời gian setup không gian

Sau khi xác định được địa điểm phù hợp, các công ty tổ chức hội thảo Hà Nội sẽ cần lưu ý chuẩn bị trang thiết bị, máy móc hoặc các đồ cần thiết phải sắp xếp trong không gian. Đặc biệt, khi setup không gian, bạn sẽ cần thực hiện theo concept đã lên kế hoạch cũng như để ý về thời gian để tránh làm lãng phí tiền bạc hay công sức, nhân sự. 

Hơn nữa, bạn cũng nên tạo thêm điểm nhấn bằng âm thanh hoặc ánh sáng trong khi setup để gây ấn tượng cho người tham dự tốt hơn. 

Đẩy mạnh triển khai hoạt động truyền thông 

Ngoài các lưu ý về kế hoạch tổ chức, lựa chọn địa điểm cũng như trang trí không gian, bạn sẽ cần chú trọng đẩy mạnh triển khai hoạt động truyền thông để quảng bá về buổi hội thảo. Khi triển khai các hoạt động marketing, PR, quảng bá, bạn nên xác định cụ thể các kênh sẽ thực hiện cũng như cần thực hiện trước một khoảng thời gian vừa phải để thu hút được nhiều người tham dự hơn. 

Đồng thời, để đẩy mạnh hoạt động truyền thông khi công ty tổ chức hội thảo Hà Nội, CTM Palace có gợi ý bạn nên kết hợp nhiều hình thức marketing từ online đến offline để đạt hiệu quả tốt nhất. 

Dự toán kinh phí chi tiết cho từng hoạt động

Không chỉ cần lưu ý khi chuẩn bị nội dung, không gian, truyền thông hội thảo, khi các công ty tổ chức hội thảo Hà Nội đều cần xây dựng một bản dự toán kinh phí chi tiết cho từng hoạt động. Có bản dự toán kinh phí, bạn có thể kiểm soát dễ dàng từng hoạt động đảm bảo không gây thâm hụt, dư thừa hay lãng phí so với ngân sách ban đầu. 

Một số chi phí cần hạch toán và dự trù sẽ là chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê nhân sự, chi phí cho trang thiết bị và chi phí rủi ro,... Ngoài ra, tùy theo từng nhu cầu của các công ty sẽ bổ sung thêm các chi phí khác phù hợp.

Như vậy, với những lưu ý được CTM liệt kê phía trên, chúng tôi hy vọng đã giúp bạn có thêm thông tin để tổ chức buổi hội thảo theo ý muốn. Đặc biệt, CTM Palace là trung tâm sự kiện và tiệc cưới hàng đầu Hà Nội, vì vậy nếu có bất cứ thắc mắc cần tư vấn đặt địa điểm cho các công ty tổ chức hội thảo Hà Nội, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0243 7464 666 - 0936 496 466.

XEM NGAY  >>>>>>  Địa điểm thuê phòng hội thảo ở Hà Nội - Ưu đãi phí phòng lên tới 50%